Criar uma regra de automação

Uma regra de automação faz o Vizus Chat repetir sozinho uma tarefa que a equipe faria à mão, como mandar toda conversa do WhatsApp de vendas para o time de vendas ou etiquetar quem pede orçamento. Toda regra tem três partes: o evento (quando a regra é conferida), as condições (em quais conversas ela vale) e as ações (o que o Vizus Chat faz). As regras valem para a conta inteira e funcionam sozinhas, mesmo sem ninguém da equipe online.

Antes de começar

• Você precisa ser administrador da conta.
• Se a ação usa um time ou uma etiqueta, crie antes. Veja Organizar a equipe em times e Usar etiquetas.

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Vídeo: Criar uma regra que atribui conversas ao time certo

Demo interativa em produçãoCriar uma regra de automaçãoVocê vai poder clicar pela tela, no seu ritmo, sem mexer na sua conta.

Demo interativa: Criar uma regra de automação

Passo a passo

1. Abra Configurações → Automação e clique em Adicionar regra de automação.

   A chave “Ativo” liga e desliga cada regra sem apagar. Os botões ao lado editam, duplicam e excluem.

2. Preencha Nome da Regra e Descrição. Use um nome que diga o que a regra faz, por exemplo “Leads do WhatsApp Vendas para o time de vendas”.

3. Em Evento, escolha quando a regra é conferida:

   Evento	Quando a regra é conferida
   Conversa Criada	Chega uma conversa nova
   Mensagem Criada	Entra ou sai uma mensagem na conversa
   Conversa Atualizada	Algo muda na conversa: responsável, time, etiqueta, status
   Conversa Aberta	A conversa é aberta ou reaberta
   Conversa Resolvida	A conversa é resolvida

4. Em Condições, escolha o campo, a comparação (como Igual a, Diferente ou Contém) e o valor. Para somar outra condição, clique em Adicionar condição e escolha E (as duas precisam valer) ou OU (basta uma). Os campos mudam conforme o evento: em Mensagem Criada, por exemplo, aparecem Tipo da Mensagem e A mensagem contém.

5. Em Ações, escolha o que fazer. Para mais de uma ação, clique em Adicionar ação.

6. Clique em Criar. A regra entra na lista já ativa.

   Trocar o evento limpa as condições e ações que você já preencheu.

Ações disponíveis

Grupo	Ações
Responsável	Atribuir ao Agente, Atribuir um Time, Redistribuir para Agentes Online
Etiquetas	Adicionar uma Etiqueta, Remover uma Etiqueta, Adicionar Etiqueta ao Contato, Remover Etiqueta do Contato
Mensagens	Enviar Mensagem, Enviar Anexo, Adicionar uma Nota Privada, Aguardar (segundos)
Status	Abrir conversa, Resolver Conversa, Adiar Conversa, Silenciar Conversa, Alterar Prioridade, Adicionar SLA
E-mail e integrações	Enviar um e-mail para o Time, Enviar uma transcrição por e-mail, Enviar evento de Webhook
CRM	Ação de Kanban: adicionar ou remover do funil, mover de etapa, atribuir ou remover agente, adicionar item à lista e iniciar ou pausar o cronômetro da etapa

Exemplo 1: mandar as conversas de uma caixa para um time

Toda conversa nova do WhatsApp de vendas vai para o time vendas.

• Evento: Conversa Criada
• Condição: Caixa de Entrada · Igual a · WhatsApp Vendas
• Ação: Atribuir um Time · vendas

Com o time atribuído, a conversa aparece para as pessoas do time e, se o time distribui conversas, já chega a alguém.

Exemplo 2: etiquetar quem pede orçamento

Toda mensagem do cliente que fala em orçamento ou preço ganha a etiqueta pedido-orcamento, e a equipe encontra essas conversas pela etiqueta na barra lateral.

• Evento: Mensagem Criada
• Condições: Tipo da Mensagem · Igual a · Mensagem Recebida E A mensagem contém · Contém · orçamento,preço
• Ação: Adicionar uma Etiqueta · pedido-orcamento

Separe as palavras por vírgula: basta uma delas aparecer na mensagem.

Escreva as variações

Os clientes escrevem do jeito deles. Inclua as variações sem acento e com erros comuns, por exemplo orçamento,orcamento,preço,preco,valor. A condição Tipo da Mensagem · Mensagem Recebida evita que as mensagens da própria equipe disparem a regra.

Exemplo 3: mandar uma mensagem automática

Quem abre conversa no Suporte recebe na hora um aviso de que a mensagem chegou.

• Evento: Conversa Criada
• Condição: Caixa de Entrada · Igual a · Suporte
• Ação: Enviar Mensagem · “Oi! Recebemos sua mensagem. Uma pessoa do suporte vai te responder em breve.”

Escreva a mensagem como a equipe escreveria: curta e com o próximo passo.

Mensagem automática no WhatsApp

No WhatsApp API Oficial, a ação Enviar Mensagem só chega se a janela de 24 horas estiver aberta. Numa conversa nova iniciada pelo cliente, ela está. Para falar com quem não escreve há mais de 24 horas, use um modelo de mensagem: veja Enviar mensagem fora da janela de 24h. Se a caixa tem agente de IA, deixe a primeira resposta com a IA para o cliente não receber duas mensagens.

Testar sem atrapalhar o atendimento

• Comece com uma condição bem restrita, por exemplo uma caixa de entrada de teste ou o seu número (Número de Telefone · Igual a), e mande mensagens do seu celular.
• Quando funcionar, edite a regra e tire a restrição.
• Para pausar uma regra, desligue a chave Ativo. Para criar outra parecida, use o botão de duplicar.
• O que uma regra faz não dispara outras regras. Assim, uma regra não fica respondendo a ela mesma.

Deu errado?

• A regra não fez nada. Confira se a chave Ativo está ligada, se o evento é o certo (Conversa Criada só vale para conversas novas, não para as que já existiam) e se todas as condições ligadas por E valem para a conversa.
• A etiqueta ou o time não aparecem na ação. Eles precisam existir antes. Crie em Configurações → Etiquetas ou Configurações → Times e abra a regra de novo.
• O cliente recebeu duas mensagens automáticas. Duas regras, ou uma regra e o agente de IA, responderam a mesma conversa. Restrinja as condições de uma delas.
• A regra etiquetou mensagens da equipe. Falta a condição Tipo da Mensagem · Igual a · Mensagem Recebida.

Próximos passos

• Conectar um agente de IA a uma caixa de entrada
• Usar etiquetas para organizar conversas